El teletrabajo tiene muchas ventajas, pero para que sea efectivo hay que saber gestionarlo. ¡Esto no es fácil para todos! Trabajar desde casa requiere disciplina, organización y, algo muy importante, disponer de las herramientas adecuadas. 

1. Autodisciplina

¡Este es generalmente el aspecto más complicado de dominar! Acostumbrarse a una organización rigurosa del día, con franjas horarias definidas, aumenta la eficiencia y actúa positivamente sobre la moral. Por lo tanto, se recomienda trabajar de acuerdo con una planificación horaria que nos permita realizar actividades alternativas.

Dos horas siendo productivos frente a la pantalla es un buen comienzo. Las pausas son esenciales y no deben hacerse con el café delante del ordenador. TieneS que aprovechar esta oportunidad para, por ejemplo, hacer una pequeña rutina de gimnasia, preparar la comida, ayudar a los niños con los deberes, etc.

2. Igual que en la oficina

¡No debes aislarte por estar teletrabajando! Dependiendo de tu tipo de trabajo, deberás organizar el día como si estuvieras en la oficina. El punto de partida es pensar que estás sentado en tu puesto de trabajo, planificar una jornada laboral y replicarla en casa.

Un ejemplo podría ser: comienza con una reunión de departamento para juntar a tu equipo y hablar sobre los proyectos activos. Si en la oficina habitualmente bajas con tus compañeros a las 10 de la mañana a tomar un café para hablar sobre las tareas diarias, entonces programa una reunión virtual a la misma hora y con las mismas personas con las que habitualmente tomabas ese café.

3. Herramientas de Software

Las herramientas de software que habitualmente usamos en la oficina son: Office 365, Skype, Adobe Suite… Las menos conocidas, pero que ahora están en boca de todos, son las herramientas de colaboración remota. Zoom es una solución de videoconferencia basada en reuniones virtuales entre varias personas y a gran escala, incluida la gestión avanzada de documentos compartidos con posibilidad de grabación de video. Estas soluciones de trabajo colaborativo son interesantes, pero se recomienda no intercambiar datos confidenciales en este entorno y asegurar todas las reuniones con contraseñas de acceso.

Si la compañía no tiene una solución en la nube específica, hay muchas opciones profesionales. Las más conocidas probablemente son Dropbox y Microsoft OneDrive, que ahora también ofrece funciones avanzadas de uso compartido. Google Docs es la solución de uso compartido gratuito más popular pero, por contra, sus características son más básicas.

4. Herramientas de Hardware

El ordenador portátil es la principal herramienta que nos viene a la cabeza cuando hablamos de teletrabajo. Los portátiles de la gama HP EliteBook son potentes y, sobre todo, tienen todas las utilidades necesarias para el teletrabajo, como pueden ser la protección efectiva contra las amenazas web, la seguridad en los documentos almacenados y la actualización automática de todos los elementos clave. Algunos también son muy cómodos de transportar como los portátiles convertibles HP Elite Dragonfly o HP EliteBook x360.

En casa es mucho más cómodo tener un monitor grande como puede ser el HP EliteDisplay S340c con su pantalla curva de 34 pulgadas. Para videoconferencias, algunos portátiles como el HP EliteBook 1050, tienen una cámara web que se puede ocultar facilitando la privacidad del usuario. Para audio, disponer de potentes auriculares inalámbricos Bluetooth proporciona comodidad y libertad de movimiento.

Finalmente, una buena impresora conectada en red, rápida e inteligente como las de la gama de impresoras HP OfficeJet Pro es toda una ventaja.

5. Ergonomía en casa

Trabajar en buenas condiciones en casa es un elemento clave para el bienestar y, por lo tanto, esencial para la productividad. El lugar de trabajo debe elegirse según las posibilidades que tengas en tu domicilio.

El escritorio debe colocarse de tal manera que puedas disponer de luz exterior sin que dicha luz incida sobre tu equipo de forma directa. La luz artificial será preferiblemente LED, favoreciendo las bombillas con un tono cálido (3.000 Kelvin o menos). La silla de oficina es uno de los elementos más importantes, y debe elegirse de acuerdo con la anatomía de cada usuario. Si el trabajo se realiza con un ordenador portátil, es mejor conectar un teclado y ratón, para evitar problemas como tendinitis.

6. Hablar con los compañeros

Continuar interactuando con otros es esencial para la efectividad del teletrabajo. Sin embargo, es obvio que la comunicación remota es menos fácil que hacerlo cara a cara. Lo más efectivo es intentar limitar las conversaciones a una persona, ya sea por teléfono o por videoconferencia.

Una reunión virtual requiere mucha disciplina para que sea efectiva. No se debe abusar de este tipo de reuniones. Cuando la reunión es estrictamente necesaria para el avance de un proyecto, es necesario establecer reglas estrictas para los participantes y poder trabajar con documentos compartidos.

7. Cuidar la forma física

Generalmente, cuando hablamos de teletrabajo, lo asociamos a inactividad física. Esto debemos compensarlo haciendo deporte, sin necesariamente, tener que salir de casa.

Hoy en día en la red, podemos encontrar muchas aplicaciones para practicar deporte en casa basándonos en nuestras necesidades. Los ejercicios aeróbicos suaves, el yoga y la bicicleta son algunos ejercicios efectivos y no traumáticos. ¡Para evitar posibles problemas causados por estar sentado largos periodos, se recomiendan ejercicios de estiramiento y espalda cada cierto tiempo!

8. Trabajo Colaborativo

La colaboración se vuelve esencial cuando teletrabajas, eso es obvio. La base es compartir los documentos, para que todos los miembros de un equipo puedan modificarlos de manera inmediata.

La mayoría de las soluciones en la nube como Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive, lo permiten. Sin embargo, tenga cuidado con las políticas de privacidad de su empresa, ya que pueden tener su propia herramienta de colaboración y no permitir el uso de ninguna otra. Además, existen herramientas de colaboración muy poderosas que podrían ser adquiridas por la empresa y que pueden incorporarse al paquete de soluciones de recursos humanos, como es el caso de Protime.

9. Conexión a la red

Para poder teletrabajar en buenas condiciones, una conexión rápida a Internet es un requisito fundamental. Para todos aquellos trabajadores que están en un área de poca cobertura o que tienen que conformarse con un ADSL lento (no disponen de Fibra), un consejo importante podría ser cambiarse a tecnología 4G.

Solo necesitaría adquirir un módem 4G e insertar una tarjeta SIM para disponer de una buena conexión (siempre que la cobertura se lo permita).

En apartamentos o casas grandes, especialmente si el router está en un extremo, es mejor disponer de un repetidor o amplificador de señal para tener una buena conexión Wi-Fi en toda la casa.

10. Falta de productividad

La preocupación excesiva por la productividad no debe hundirnos y llevarnos al exceso de horas delante del portátil. Debemos ser estrictos y respetar una jornada laboral razonable. Además, debemos disponer del tiempo suficiente para relajarnos y pasar un buen rato en familia.

Trabajando en casa invertimos menos horas en viajar a la oficina y tendremos una mejor concentración. Por lo tanto, trabajar 7 u 8 horas al día en casa, ya será más eficiente que hacerlo en la oficina. Además, la productividad y la concentración disminuyen al mantener una actividad extenuante durante demasiado tiempo. Es contraproducente insistir, en lugar de tomarse un descanso y reanudar el trabajo después de la pausa con mucho mejor humor.