En los últimos dos meses las empresas de nuestro entorno han realizado un cambio sin precedentes. Nunca han recurrido al teletrabajo de una manera tan masiva y rápida como desde el comienzo del confinamiento. ¿Cómo lo han hecho?

Las lecciones que se pueden aprender de esta migración forzada son muy útiles porque el teletrabajo nunca se verá como antes… En este artículo nuestros compañeros de HP Francia analizan cómo los departamentos de IT franceses se han enfrentado al teletrabajo.

Desde mediados de marzo, ha habido una batalla en todos los equipos de IT. En el lapso de unos días, millones de trabajadores tuvieron que trabajar a distancia para cumplir con las medidas de contención implementadas en la lucha contra el coronavirus. A partir de entonces, surgieron diferentes estrategias y pudimos observar grandes disparidades entre aquellas empresas para las que la oficina en casa constituía un verdadero viaje a tierras desconocidas y aquellas que ya habían implementado tecnologías y métodos de trabajo remotos dentro de su organización.

Anticipación vs reacción

El cambio de Société Générale, contado por el JDN, es un buen ejemplo de una gran empresa bien preparada para enfrentarse a una situación como esta. “Ya habíamos desarrollado el teletrabajo para la sede y los servicios centrales. Hemos ampliado las herramientas ya implementadas y probadas en este contexto”, explica Christophe Leblanc, director de Recursos y Transformación Digital para la entidad bancaria. En solo tres semanas, las capacidades de acceso remoto y VPN (red privada virtual) ya disponibles se multiplicaron por cinco, y los equipos comerciales que aún no estaban equipados recibieron ordenadores portátiles o tabletas. 30.000 empleados pudieron continuar sus tareas desde su hogar.

Lo mismo ocurre con la marca Fnac Darty, donde 1.000 personas se pusieron a teletrabajar en cinco días. Una verdadera “operación de comando”, como dice Jean Laborde, subdirector de sistemas de información, en las columnas de MagIT, que fue posible gracias a la adopción de tecnologías de trabajo remotas mucho antes del comienzo de la crisis. “En el DSI, tenemos al 50% de los trabajadores teletrabajando regularmente uno, o incluso dos días a la semana”, explica Jean Laborde.

Sin embargo, “muchas compañías no estaban listas para organizar el teletrabajo y entraron en crisis”, como señaló Pascal Chavernac, CEO de Sigma Méditerranée, en un artículo de L’Indépendant. Compartiendo datos en la nube, videoconferencia, transfiriendo llamadas de los estándares de la compañía a teléfonos móviles, “algunas compañías se apresuraron a ofrecer productos gratuitos y de consumo, pero sus protocolos no son del todo seguros”, lamentaba.

Colaboración y la nube

¿Cuáles son las herramientas estrella de este período de teletrabajo masivo? El software de colaboración en la nube está obviamente en el corazón de los dispositivos. Rápidos de implementar, fáciles de usar y basados ​​en infraestructuras administradas directamente por el proveedor, son aclamados por los CEOs de todo el mundo.

La plataforma de conferencia remota Zoom, que tenía solo alrededor de diez millones de usuarios en diciembre de 2019, acaba de superar la marca de 300 millones de usuarios diarios, algo, que por el contrario, también resaltó sus vulnerabilidades de seguridad. Más acostumbrada a entornos profesionales, la plataforma Microsoft Teams ha doblado su número de usuarios, de 20 millones de usuarios activos por día en noviembre de 2019 a 44 millones a mediados de marzo de 2020. Aplicaciones de productividad de Google también registran un gran aumento de usuarios. Macif ha implementado G-Suite a más de 8.000 empleados, y ahora organizan más de 1.300 reuniones virtuales cada día en Meet de Google.

La necesidad de imprimir

En el teletrabajo, la gestión de documentos en papel puede ser un problema. De hecho, en muchos casos, los colaboradores pueden necesitar imprimir o escanear documentos. Uno piensa en tareas administrativas o contables, por ejemplo, que requieren compartir documentos que tuvieron que ser escaneados de antemano. Este es solo un ejemplo, pero en cualquier caso, algunas empresas deben tener en cuenta este problema para permitir que el negocio continúe.

HP ofrece una solución adecuada e inteligente con sus impresoras profesionales. Seguras y adaptadas a diferentes volúmenes según las necesidades, están totalmente integradas con aplicaciones móviles como HP Smart, que permite ganar en productividad con una sencilla gestión de las tareas de impresión desde el móvil y que además ofrece la creación de tareas inteligentes personalizables que permiten ganar en eficiencia al automatizar tareas y facilitar la organización de documentos. Por ejemplo, al configurar un acceso directo en HP Smart, el usuario puede iniciar diferentes tareas en un solo gesto.

Finalmente, algunas gamas como las impresoras de inyección de tinta HP OfficeJet Pro, cuentan con el servicio automático de tinta HP Instant Ink con el que los usuarios eligen un plan de impresión mensual adaptado a su consumo y reciben los cartuchos de tinta directamente en casa, sin coste adicional, antes de que se agoten los cartuchos actuales y con grandes ahorros en tinta.

La problemática de la seguridad

Estos nuevos usos y la proliferación de accesos remotos a la red y a la información de las empresas obviamente generan problemas de seguridad. Existen soluciones para proteger los datos de las organizaciones, como el túnel VPN, que es parte del mecanismo básico para asegurar el acceso remoto. El periodista Yann Serra plantea de manera clara en MagIT el caso de muchas PYMEs con “pérdidas frente a un acceso insuficiente a su Servicio de Información interno (intranet o similar)” y que desafortunadamente recurren a los servicios de VPN on line para compensar. Esto no constituye un “modelo a seguir para las PYMEs que desean volver a conectar a sus teletrabajadores al Sistema de Información interno”. La ANSSI (Agencia Nacional para la Seguridad de los Sistemas de Información) recomienda para el teletrabajo el uso de “una solución de acceso VPN específica para la compañía, idealmente IPsec o TLS”. 

Mantener seguros estos millones de dispositivos remotos puede convertirse rápidamente en una pesadilla para los equipos de seguridad. La solución de Device as a Service (DaaS) propuesta por HP puede tener mucho sentido en este contexto, al reducir drásticamente la carga de trabajo de los departamentos de IT. Las empresas pueden confiar la monitorización y la protección de los dispositivos a los expertos de HP, quienes pueden aplicar de manera remota las políticas de seguridad de la organización e intervenir en tiempo real en caso de una amenaza en un dispositivo.

La tecnología HP TechPulse analiza continuamente la flota dispersa de empleados para producir informes completos sobre el estado de los dispositivos y generar alertas si se detecta una anomalía. Esto genera una gran visibilidad y proactividad para garantizar la continuidad del negocio en tiempos de crisis y seguirá siendo de gran utilidad incluso cuando llegue el momento del desconfinamiento.

Si había una lección que aprender de este cambio al teletrabajo a marchas forzadas, es que la anticipación ha ayudado mucho a quienes lo habían hecho. Para los demás, después del regreso a la normalidad, una reflexión sobre lo que se ha implementado en este caso de emergencia, permitirá estar listos ahora. La situación también habrá demostrado que se debe tener cuidado para que el dispositivo no exponga a la empresa a riesgos de seguridad. Sobre todo, muchos departamentos habrán descubierto que el teletrabajo es posible y tiene ventajas, particularmente en términos de productividad.