Trabajar desde casa no significa que tengas que estar aislado en su tu actividad. Las reuniones remotas son una buena manera de mantener el contacto con compañeros de negocio trabajo y clientes. Incluimos algunos consejos para realizar reuniones virtuales y evitar los problemas más habituales. La reunión virtual es la clave del teletrabajo. Sin embargo, al igual que en una reunión física, es mejor organizarse para que sea lo más eficaz posible.

Gracias a las soluciones diseñadas para el trabajo colaborativo, HP te ayuda en este proceso de una manera simple y segura.

Prepara la reunión virtual con antelación

Para gestionar correctamente la reunión virtual, deberías asignar el tiempo de intervención de cada asistente y administrar la agenda final. Lo primero que debes hacer es designar un organizador, es decir, una persona que lidere la reunión. De esta forma, te aseguras de que todo funcione sin problemas y que todos los puntos de la agenda se traten correctamente.

Idealmente, la persona elegida será la encargada de enviar un correo electrónico detallado a todos los participantes, con los objetivos de la reunión. Esto permite que todo fluya más rápido y que todos los puntos de la reunión se traten en tiempo y forma.

Tu equipo de trabajo listo

Vas a participar en la reunión desde casa, pero eso no significa que tengas que estar ubicado de manera incómoda en cualquier habitación de la casa.

Para trabajar correctamente en remoto, debes organizar los materiales que vas a necesitar previamente. Si tienes un ordenador portátil con una cámara web de alta resolución, como la que pueden incorporar los equipos HP EliteBook, simplemente coloca tu portátil frente a ti.

Comprueba previamente que la cámara web esté colocada en el ángulo y distancia correctos haciendo una prueba inicial con la función de captura de video. También puede ser útil conectar el portátil a un monitor grande, como el modelo HP EliteDisplay S430c, para poder asignar parte de la pantalla a compartir documentos con el resto de los asistentes a la reunión virtual y la otra parte de la pantalla, para otro tipo de documentos que ayuden en la reunión, pero que no quieras compartir con los asistentes. De esta forma lo tendrías todo a mano cómodamente.

No olvides un elemento clave: El sonido

Ya sea una llamada, o una conferencia con audio y video, la calidad del sonido es un factor fundamental para que la reunión sea un éxito.

No escuchar correctamente lo que dice la otra persona y ser molestado por ruidos externos, puede ser una experiencia muy frustrante.

Las funciones de audio integradas en los portátiles HP EliteBook garantizan un sonido de calidad. Para ello se utilizan tecnologías desarrolladas por Bang & Olufsen, que ofrecen un sonido envolvente, claro y potente.

La disposición del micrófono en el equipo garantiza una captación de voz óptima, mientras que el sistema HP Noise Cancellation reduce notablemente el ruido de fondo y optimiza la claridad de las conversaciones.

También incluye un botón en su teclado que permite silenciar el micrófono directamente en cualquier momento. Esto es muy cómodo en las reuniones virtuales para no tener que estar accediendo a la pantalla correspondiente y silenciar la conversación, si recibes otra llamada por el teléfono móvil.

Elegir el software adecuado

Durante la reunión, los diferentes participantes probablemente necesitarán mostrar su presentación o materiales en modo de pantalla compartida.

Es necesario elegir la solución más adecuada para cada tipo de reunión. Existen muchos programas: uno de los más conocidos es, sin duda, Skype, que permite integrar una gran cantidad de participantes y que tiene una funcionalidad de compartir fácil de activar y con una visualización a pantalla completa muy satisfactoria.

Zoom es una solución para profesionales que actualmente disfruta de gran éxito. Dependiendo de la oferta contratada, es posible invitar a varios cientos de participantes a una reunión, con muchas funciones entre las que, por supuesto, se incluye compartir pantalla. Como beneficio adicional, en Zoom, varias personas pueden compartir su pantalla al mismo tiempo y crear anotaciones de manera simultánea. Además, garantiza una buena calidad de video y audio, incluso cuando la conexión a Internet no es muy estable y hay muchos participantes. El servicio también incluye la posibilidad de escribir mensajes entre los participantes para comunicarse en paralelo cuando sea necesario (chat online).

Estas soluciones de trabajo colaborativo son interesantes, pero se recomienda no intercambiar datos confidenciales y asegurar las reuniones con códigos de acceso para evitar posibles fugas de información o ataques maliciosos.

La estación base HP Thunderbolt tiene una solución de audioconferencia. Permite realizar llamadas sin auriculares, de manera simple y nítida.

Presentaciones efectivas

Para compartir documentos sobre los cuales puede ser necesario que varias personas interactúen de manera simultánea, es posible utilizar un servicio de almacenamiento en la nube. Soluciones como Microsoft Teams, Dropbox o Google Docs tienen la ventaja de integrar sistemas de modificación de documentos on line, a través de editores basados en navegador o aplicaciones móviles. Todo es seguro y el acceso a los documentos está limitado a las personas seleccionadas, que pueden editar directamente el contenido de los archivos, o simplemente visualizar dichos ficheros.

La ventaja de hacer que los documentos estén disponibles directamente durante la reunión es que ninguna información se pierda o no se trate.

Ahorra tiempo y mejora la productividad. La otra ventaja de esta solución es que el documento estará disponible antes y después de la reunión para preparar o continuar con el trabajo en equipo.

Conclusiones de la reunión

Una vez termina la reunión y las ideas y comentarios se han agrupado, es hora de hacer un resumen. El coordinador o administrador de la reunión será responsable de llevar a cabo este informe final.

En este resumen se presentarán los objetivos y tareas asignadas a cada participante y las conclusiones de los puntos trabajados.

Para facilitar la generación de este resumen es posible grabar la reunión. Zoom ofrece la grabación de la reunión en formato de audio y video en la nube o en el propio equipo del organizador.