Con la actual crisis sanitaria, la organización de seminarios, eventos y formación presencial no será posible durante mucho tiempo. Afortunadamente, es muy fácil organizarlos a distancia, por video streaming. Esta solución fomenta la interacción y, por tanto, preserva la relación humana. Romain Gambier, Director General de Réseau Local, una empresa especializada en este tipo de soluciones nos dice cómo.

Romain Gambier, director general de Réseau Local

Por el momento, reunir a la gente todavía no es posible y probablemente, organizar acciones con grandes grupos, no será posible durante algún tiempo. ¿Cómo se pueden organizar los seminarios y la formación?

Es difícil hacer predicciones en esta etapa, pero muchas empresas siguen favoreciendo el trabajo a distancia, al menos hasta finales de año, y a priori no están dispuestas a organizar eventos presenciales internos o externos. La transmisión de vídeo, que se ha generalizado, en particular en Francia con la banda ancha, permite comunicarse con un gran número de personas a distancia mediante la integración de elementos de interactividad. Este tipo de reuniones digitales ya se habían desarrollado antes de la crisis sanitaria, pero ahora las coloca en el centro de toda la atención.

¿Hay alguna ventaja en la organización de cursos o seminarios a distancia, incluso cuando no existe una necesidad de salud?

Por supuesto y especialmente para la organización de eventos a nivel nacional o internacional, ya que así se evitan los gastos y limitaciones de un largo viaje. Aunque falta el contacto físico, las soluciones técnicas actuales pueden compensarlo. Durante el encierro, sólo se trataba de reuniones puramente virtuales, pero en la situación actual y en el futuro, se debe favorecer el seminario híbrido, ya que permite humanizar y hacer más interactivo el intercambio.

¿Cómo funciona un evento remoto híbrido?

La idea es reunir a algunos oradores en la empresa, o en su defecto en otro lugar, que harán la presentación e intercambiarán con los participantes que estarán en remoto. Incluso es posible invitar a algunos participantes, para que acudan al lugar físico en el que se está desarrollando la grabación. El único requisito es tener una buena conexión a Internet por cable en el sitio en el que desarrollemos la acción, incluso aunque haya posibilidad de usar wifi u otras alternativas como redes 4G. El procedimiento más común será colocar a los oradores en una sala de reuniones bastante grande o en un auditorio, si la empresa tiene uno. Esto les permitirá comunicarse con la audiencia y entre ellos para una presentación más dinámica. Los participantes pueden reaccionar votando o haciendo preguntas.

¿Cómo funciona técnicamente?

Para la captura de vídeo de los ponentes, es un poco como en un televisor. Varias cámaras permiten alternar las tomas y también enfocar, por ejemplo, un producto. Hay una sala de control que alterna entre las cámaras en tiempo real para entregar video en Streaming. Los participantes sólo tienen que hacer clic en un enlace para participar. Esto se hace a través de un navegador sin instalar ningún programa y en cualquier dispositivo conectado a Internet, sabiendo que es preferible un ordenador portátil, especialmente para la interacción y para tener una imágenes de mayor resolución. Durante la presentación, los participantes pueden intervenir, por ejemplo, haciendo preguntas por escrito que se transmiten en directo. La instalación en la empresa es efímera, normalmente con un montaje por la mañana y un desmontaje por la tarde. Una vez terminado, se puede poner a disposición de los participantes una grabación del evento.

Si el evento requiere demostraciones, por ejemplo, de productos en funcionamiento, ¿podemos filmarlos en vivo también en una sala de exhibición?

Sí, es muy posible, sólo tienes que planear una distribución de video en el sitio. Un operador de cámara se puede dedicar a este tipo de acción y la transmisión en vivo puede ser recuperada e integrada en el show. También podemos integrar cualquier soporte de comunicación como una presentación, visuales e incluso videos hechos previamente. También es posible integrar elementos interactivos, como las encuestas, cuyos resultados se muestran en tiempo real.

Seminarios y educación a distancia, ¿cómo organizarlos?

¿No es preferible utilizar un moderador que gestione los tiempos y contenidos y se asegure de que se lleve a cabo de acuerdo con el planteamiento inicial?

Esto es así, pero tampoco es imperativo, todo depende de los medios a desplegar según la magnitud del evento. Es muy posible planear una secuencia de ponentes por adelantado con un marco de tiempo para la intervención. Por supuesto, un moderador también tendrá la ventaja de hacer la sesión más dinámica e interactiva.

Para hacer la parte de la presentación más dinámica, ¿podemos multiplicar las cámaras y las ubicaciones?

Por supuesto, pero también aquí todo depende del tamaño del seminario y de los medios y presupuesto disponibles. Dos oradores con dos cámaras ya pueden producir resultados dinámicos muy satisfactorios. En el otro extremo de la escala, es posible tener un operador de cámara completamente independiente cuyo contenido se transmite de forma inalámbrica y que, por lo tanto, puede moverse libremente siguiendo las instrucciones del director.

¿Dónde se celebra el evento, cómo me inscribo y cuáles son los límites en cuanto a los participantes?

Se trata simplemente de crear un espacio temporal en la nube que sólo existirá mientras dure el evento. Las inscripciones se hacen exactamente como un evento cara a cara, con la única diferencia de que una vez que te inscribes, recibes un enlace para entrar. El número no está limitado y puede llegar a miles de participantes, sabiendo que esa dimensión requiere más recursos para gestionar la interacción, que inevitablemente será menor. También puede dividir al público en grupos en salas virtuales para facilitar la moderación.

¿Cómo manejar el flujo de preguntas?

Una vez más, esto dependerá del número de participantes, pero se recomienda que se recurra a un moderador para que revise las preguntas a medida que vayan llegando, las agrupe y luego las pase en orden y sin duplicaciones a los ponentes o al coordinador, que podrá consultarlas en una ventana aparte para responderlas. Hay básicamente dos tipos de moderación posibles:

  1. El activo, que envía todas las preguntas a un ordenador para clasificarlas y validarlas antes de emitirlas en la pantalla. Esto permite un control completo de la interacción.
  2. El método pasivo consiste en mostrar todas las preguntas directamente en la pantalla y así jugar con la transparencia.

En todos los casos, es mejor dejar que las preguntas lleguen durante la presentación y luego responderlas en una sesión dedicada agrupándolas y priorizándolas, ya que no se puede responder a todo. También es posible hacer las preguntas que gusten a los participantes para determinar las más relevantes.

¿Cuál sería el rumbo típico de un evento virtual de este tipo, ya sea un seminario de ventas o de formación?

Para un seminario de ventas interno o externo, una presentación con un moderador y ponentes será más efectivo. Si se trata de productos, presentarlos en una demostración será una ventaja. Para un training, no es necesariamente necesario hacerlo en vivo. Es muy posible registrarse con antelación. Esto también permite proponer listas de reproducción de vídeo según las necesidades de los participantes. La creación de preguntas y respuestas en video en streaming a partir de las preguntas formuladas es también un buen método para los cursos de formación. Al mismo tiempo, puede enviar cualquier tipo de documento y, por supuesto, también ofrecer un test de la formación mediante un formulario con preguntas o directamente en línea con algún tipo de gamificación.

A menudo, estos eventos son de naturaleza confidencial, ¿pueden protegerse la retransmisión y los debates?

Ya existe la gestión de los datos personales. Garantizar el anonimato completo permite estar en línea con la GDPR y no excluye las estadísticas que no serán personales. El anonimato también alienta a los participantes a participar libremente. También se puede decidir que cada uno se identifique con elementos de rastreo de los que los usuarios deben ser informados de antemano. Sin embargo, esto puede dificultar la interacción. En cuanto a la difusión, se trata de encontrar el equilibrio adecuado entre la simplicidad y la seguridad. Ya el aspecto temporal limita en gran medida los riesgos de intrusión y como todo se borra después del evento, no quedan rastros que explotar. El uso de una plataforma privada, no referenciada, que cambia de dirección cada vez, garantiza un buen nivel de seguridad. Entonces, es posible añadir una contraseña o incluso una identificación, pero obviamente esto añade limitaciones a los participantes.